Fysiek of online overleg?
Er is veel te zeggen voor online overleg en uit nood geboren tijdens de verplichte corona-opsluiting. De wereld werd een beetje gek en vond het online overleg uit. Online vergaderen bestond natuurlijk al jaren, maar werd redelijk beperkt gebruikt en dan met name als het om overzeese besprekingen ging. Maar nu het zo ingeburgerd is en overal toegepast kan worden, moet je een goede afweging maken om tot online overleg of fysiek overleg over te gaan. Wat zijn zoal de belangrijkste afwegingen?
Planning en kosten … online is reuze gemakkelijk!
Dan heb ik het bij overleg niet zozeer over één-op-één overleg. Nee, ik heb het over groepsoverleggen. Waarbij ver uit elkaar zitten qua werk en/of woonplaats een goede reden kan zijn om tot online overleg over te gaan. Het is vele malen efficiënter en het is (kosten)effectiever dan ver te reizen voor een uurtje overleg. Daarnaast is het organiseren van een dergelijk overleg meestal een stuk eenvoudiger en ook dat kan een rol spelen om snel tot een online overleg over te gaan.
Echter, ook voor deze besprekingen geldt dat je niet van het ene overleg in het andere moet ‘hoppen’. Inmiddels is aangetoond dat de kans bij online vergaderen groter is, maar voor iedere online vergadering heb je even een moment van acclimatiseren nodig. Soms een stukje voorbereiding en achteraf nog even wat vastleggen en soms is de setting of de inhoud van dien aard dat het acclimatiseren bijna letterlijk genomen kan worden, alvorens je in een ander online overleg aanschuift.
Waarom fysiek vergaderen?
Je hoeft geen vergadertijger te zijn om zo nu en dan ook voor fysieke vergaderingen te kiezen. Bij beginnende teams of relatief onervaren mensen kan fysiek overleg prevaleren. Het stelt je in ieder geval in staat om mensen op een persoonlijk niveau beter te leren kennen. Je bent er net iets eerder en gaat gemakkelijker een praatje aan. Datzelfde geldt voor na afloop van een vergadering.
Maar denk ook het samenwerken op zich, zeker als je nog vertrouwen op moet bouwen, dan kan fysiek overleg de voorkeur genieten en/of je met een jong (lees ook: onervaren) team werkt. Daarnaast is het goed als je veel vanuit huis werkt, een vast moment te hebben dat je allen op de zaak bent en dat kan een moment zijn om gezamenlijk af te spreken. Dat kan zowel een formeel als een informeer overleg zijn. Overigens kan een fysiek overleg ook voordelen hebben als je een gezamenlijk succes te vieren hebt.
Maak je overwegingen
Zo zijn er dus allerlei voor- en nadelen bij de afweging om over te gaan tot een online- of fysiek- overleg. Natuurlijk kan een fysiek overleg op enig moment, als de groep er aan toe is, ook overgaan tot een online overleg. Speel er mee, wees creatief en pas het op de juiste manier toe.
