Communicatie is moeilijker dan we denken
Er wordt relatief licht gedacht over het belang van communicatie, althans dat concludeer ik met enige regelmaat. Ik ervaar dat veel ‘problemen’ ontstaan door slechte communicatie. Dit kan gaan om te beperkte communicatie, het geheel ontbreken van communicatie en/of ervan uit uitgaan dat die ander het wel weet/snapt. Tenslotte is de ‘tone of voice’ er ook een die tot ‘problemen’ kan leiden.
Enkele voorbeelden van miscommunicatie
Dat laatste zie ik nog wel eens fout gaan tussen directie/management en medewerkers. Ik ga er niet vanuit dat men willens en wetens mensen verkeerd informeert, maar als de woordkeus van dien aard is dat de boodschap niet of deels aankomt, ga je de mist in. Bij twijfel toetsen bij de ontvanger en zonodig je woordkeus aanpassen. Een instruerende aanpak kan bij bepaalde mensen ook verkeerd vallen. Altijd goed kijken met wie je in gesprek gaat.
Tussen afdelingen onderling zie ik het ook nogal eens mis gaan. Ingebakken routines worden als vanzelfsprekend aangenomen en er wordt niet getoetst, men gaat ervan uit dat …. Pas als iets mis gaat, moet er ingegrepen worden en dit kan bij sommige mensen heel verkeerd vallen. Een ander aspect is medewerkers betrekken en regelmatig de stand van zaken over werkzaamheden communiceren, dit kan bij een goede aanpak juist motiverend werken. Sommige doen het schriftelijk en andere mondeling, als je het maar doet op een manier die aankomt bij de doelgroep.
Een heel andere manier van miscommunicatie zien we met enige regelmaat in de tweede kamer. De regering geeft te weinig informatie aan het controlerend orgaan, namelijk de leden van de tweede kamer. Dit kan met opzet zijn om zaken die niet goed gaan of zijn gegaan te verbloemen, het kan een te technisch verhaal zijn of een te uitgesmeerd verhaal en niet echt to the point komen (om wat voor reden dan ook).
Waar het om gaat
Er zijn verschillende redenen waarom een duidelijke communicatie essentieel is. Bijvoorbeeld het gegeven dat mensen serieus genomen willen worden in hun werk. Als je enige vorm van twijfel hebt over hetgeen je gecommuniceerd hebt, dan is verifiëren heel eenvoudig.
Communicatie is ook belangrijk voor de betrokkenheid bij het onderwerp van communicatie en goede communicatie is uitermate belangrijk om duidelijkheid te geven over iets wat in gang gezet gaat worden. Denk aan veranderingen op de werkvloer, nieuwe business etc.
Als je over een onderwerp wilt discussiëren, geef dit dan duidelijk aan en wees helder hoe je het aan wilt pakken en wat je van de ander verwacht. Vat bijvoorbeeld stellingen samen, dit voorkomt ruis op de lijn, en leg vervolgens vast wat de volgende stap is. Zo neem je mensen mee in je verhaal, geeft het ruimte om er zelf over na te denken etc.
Maar vergeet bij communicatie ook vooral niet je timing. Als je timing niet goed is, komt je boodschap niet aan, blijft een discussie in het luchtledige hangen of – en die zie je nogal eens in de politiek – weten andere mensen iets eerder dan de doelgroep.
Zo eenvoudig en toch gaat het op allerlei niveaus iedere keer weer fout, bewust of onbewust. Hoe dan ook … dit is jammer, want duidelijke communicatie zou veel problemen voorkomen.
